13 Tipps für einen produktiven Arbeitstag im Homeoffice mit Microsoft Teams

13 Tipps von Irina zum HomeOffice

Aufgrund der weltweiten COVID-19-Pandemie arbeiten auf einen Schlag sehr viele aus den heimischen vier Wänden heraus, im modernem Business-Sprech Homeoffice genannt. Nicht jede:r hatte ausreichend Zeit sich mit dem gesamten Team darauf einzustellen. Nun wollen wir mit Dir die besten Tipps von Irina, aus unserem Team Adoption, teilen.


1. Bringe Deinen Kalender auf Vordermann:
Denn nur so wissen Deine Kolleg:innen, wann Du “am Platz” zu findest bist und vielleicht für eine Nachfrage bereit stehst.
Für konzentriertes Arbeiten ohne Störungen durch aufploppende Chatfenster setze Deinen Status auf “Nicht Stören”. Andere können Dich während dessen auch nicht anrufen. Vergiss nicht, Deinen Status wieder zu ändern, wenn Du wieder erreichbar sein willst.
Tipp: Status ändern

2. Pflegt team-interne Rituale:
Was vermisst Du am meisten im Homeoffice? Was macht Dein Team aus? Gemeinsame Rituale sind wichtig und lassen erst das Gemeinschaftsgefühl aufkommen. Pflegt diese in gemeinsamen Terminen . Ihr könnt gemeinsam Yoga machen, Tanzen, Bier trinken, Kaffee kochen oder einen Pizzaabend mit “Klönschnack” veranstalten. Solche Termine sind keine Pflicht. Damit aber niemand vergessen wird, kannst Du einen solchen Termin im Team erstellen und wer daran teilnehmen möchte, fügt ihn sich selbständig dem Kalender hinzu.

Tipp: Termin im Kanal erstellen und einfügen

3. Falls möglich mit Video im Meeting:
Bei einem Meeting vor Ort würdest Du Dir doch auch keine Papiertüte über den Kopf ziehen, oder? Zeige Dich, damit Du nicht nur durch Sprache sondern auch mit Mimik und Gestik zum Gespräch beitragen kannst.

Tipp: Video einschalten

Sollte die Bandbreite Deines Internetzugang durch die Videoübertragung zu stark beansprucht werden, kannst Du Dein Video und auch das eingehende Video ausschalten.
Tipp: Eingehendes Video ausschalten

4. Legt Kernarbeitszeiten fest:
Natürlich gibt es auch Nachteulen und frühe Vögel in Teams, aber zu bestimmten Stunden solltet ihr euch jederzeit erreichen können, damit kurze Wege unter Kollegen weiterhin kurz bleiben.
Expert:innen können in diesen Zeiten auch “Open Door” Termine einstellen, in die sich jeder einwählen kann, um Fragen zum jeweiligen Fachgebiet zu stellen.
Solche Regeln der Zusammenarbeit könnt ihr in einem gemeinsamen OneNote festhalten, das in eurem Team eingehängt ist.
Tipp:OneNote einbinden

5. Nachfragen statt Eigenbrötelei:
Zeig auch digital Deine Zwischenstände Deinen Kollegen vor! Du kannst entweder eine Datei online ablegen und im Chat nach Feedback fragen oder Du rufst eine Kollegin oder einen Kollegen an, teilst Deinen Bildschirm und ihr besprecht den Zwischenstand.
Tipp: Bildschirm teilen

6. Lobt euch und hebt gute Leistungen explizit hervor:
Im Homeoffice kommen keine Kolleg:innen vorbei, schauen einem über die Schulter und sagen aus dem Bauch heraus, ob sie die Arbeit gut oder schlecht finden. Damit gute Leistungen nicht untergehen, können diese durch Lob hervorgehoben werden.
Tipp: PRAISE ERSTELLEN

7. Ordnung ist das halbe Arbeitsleben:
Lege Dateien immer erst dort ab, wo sie hin gehören und verlinke diese dann in einem Beitrag dazu in Deinem Team. So vermeidest Du Wildwuchs in der Dateiablage.
Tipp: Dateilink im Chat einbinden

8. Plane bei Online Terminen den kollegialen Faktor mit:
Nehmt euch am Anfang und am Ende des Termins je ca. 5 Minuten Zeit für das Zwischenmenschliche. Fragt euch gegenseitig, wie es euch gerade geht und berichtet auch von Umständen um euch herum. Wenn Du mit Deinen Kolleg:innen teilst, dass Deine Kinder heute besonders wild drauf sind, haben sie sicher Verständnis, wenn mal die Tür aufgeht und eine Frage an Papa/Mama kommt.

9. Blocke dir Pausen zwischen Meetings:
Im Office hast Du zwischen Meetings meist kleine Bewegungspausen von einem Raum zum nächsten. Diese müssen zu Hause nicht wegfallen. Stelle dir 5 Minuten Blocker im Kalender zwischen zwei Terminen ein. Lüfte das Zimmer, stehe auf, bewege Dich zumindest auf der Stelle oder trinke ein Glas Wasser.

Würdest Du normalerweise solche Pausen mit Deinem Team bei einem Kaffee verbringen? Macht eine gemeinsame Kaffeepause im Video-Call!

10. Bereite Dir einen Raum oder eine Ecke vor, die nur zum Arbeiten gedacht ist (auch wenn es nur die andere Seite des Esstisches ist):
So kannst Du abschalten, wenn der Feierabend kommt. Bei Video-Calls muss Dein Hintergrund nicht zwingend aufgeräumt sein. Blende diesen mit der Weichzeichner-Funktion aus.
Tipp: Weichzeichner einschalten

11. Sei gut zu verstehen:
In einem ruhigen Raum reichen Mikrofon und Lautsprecher Deines Laptops bzw. Macs aus, damit Du gut zu verstehen bist, und selbst Deine Team Kolleg*innen im Meeting verstehen kannst. Wenn Du keinen eigenen Raum fürs Arbeiten hast, hilft ein Headset. Bei einigen Unternehmen kannst Du Dir ein Headset oft über den IT Service Desk oder das Backoffice bestellen.

12. Mach Deine Tätigkeiten transparent:
Wenn man sich nicht sieht, verliert man schnell den Überblick, wer gerade welche Aufgabe bearbeitet. Erstellt euch ein gemeinsames Aufgabenboard in Planner und sprecht regelmäßig, z.B. morgens und nachmittags in einem Video-Call über euren Stand und was euch bei der Erledigung behindert.
Zu regelmäßigen Terminen könnt ihr euch auch Notizen im Wiki machen, das bei jedem Termin integriert ist.
Tipp: Planner anlegen

13. Teile mehr als Fakten:
Raum für Spaß bei der Arbeit oder für kreative Impulse ist auch bei Microsoft Teams vorhanden. Macht euch dafür einen Kanal, der nur “Off-Topic”-Themen beinhaltet, aber zum Stöbern einlädt.
Tipp: Social-Kanal erstellen

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Foto: Adobe

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