INFOS FÜR FREELANCER:INNEN UND EXTERNE

Herzlich Willkommen!

Wir begrüßen Dich als Freelancer:in oder Externe:r bei PHAT CONSULTING – herzlich willkommen! 

Damit Du bei uns einen möglichst guten Start hast, haben wir für Dich hier einige wichtige Informationen zu unserem Buchungstool “Ventiz” und unseren Anforderungen an die Rechnungsstellung zusammengetragen. Wir bitten Dich, diese aufmerksam zu lesen, um sicherzustellen, dass Du Deine Stunden korrekt buchst und Deine Arbeit von uns korrekt bezahlt werden kann. 

Das Wichtigste auf einen Blick:

1. Bitte buche Deine Stunden täglich in Ventiz und gib Deine Buchungen wöchentlich frei.

2. Beachte bitte die Anforderungen für die Rechnungsstellung.


Ansprechpartner:innen 

Für den Austausch zu Deinen aktiven Projekten inkl. aller Rückfragen, Hilfe und weiterführende Informationen rund um den Endkunden und das Projekt melde Dich bei Deinen Projektleiter:innen. 

Für den Austausch zu den übergeordneten, organisatorischen Themen betreffend der generellen Zusammenarbeit mit PHAT erreichst Du das Team (bestehend aus PHATties der Buchhaltung, Geschäftsführung und Sales) unter: freelancer@phatconsulting.de  


Zugang zu Ventiz

Deine Stunden kannst Du bei uns in dem internen Buchungstool Ventiz buchen. Um Zugriff zu erlangen, erhältst Du zu Beginn eine Einladung in unser System. Diese bitte annehmen. 

Parallel erstellen wir Dir einen Account bei Ventiz. Bei der Anmeldung bitte die Mailadresse verwenden, an die die Einladung versendet wurde.  

Rufe Ventiz über Deinen Browser auf und gib folgende URL ein: https://app.ventiz.net 

Dort gibst Du Deine E-Mail-Adresse ein und klickst auf Weiter

Um Deine Arbeitszeiten zu erfassen, klicke bitte auf die Kachelansicht und wähle Zeiterfassung

Du befindest Dich nun in der Ansicht Arbeitszeit:

Wichtig:

  1. Solltest Du in mehreren Projekten tätig sein, wähle das zu bebuchende Projekt aus. 
  2. Sollten Dir mehrere Arbeitspakete zugewiesen sein, wähle hier das entsprechende AP im Dropdown-Menü aus. 
  3. Gebe den Zeitraum Deiner Tätigkeit an und gib entsprechende Pausenzeiten korrekt an. 
  4. Beschreibe Deine Tätigkeit bitte genau und wähle Onsite (vor Ort beim Kunden) oder Off-Site (nicht vor Ort beim Kunden, z.B. Homeoffice). 

Achtung: Wir bitten Dich, Deine Stunden täglich zu buchen. Spätestens am Ende einer Woche sollten Deine Buchungen von Dir freigegeben werden. Das System schließt Buchungen automatisch zum Wochenstart oder Monatsende, sodass rückwirkende Buchungen nicht mehr möglich sind.  

Die individuelle Buchungsfreigabe findest Du hier: 

Gib das entsprechende Freigabedatum ein und bestätige Deine Auswahl mit “Übernehmen”. 

Hinweis: Mit dem Klick auf “Übernehmen” bestätigst Du alle Deine Buchungen. Nach der Freigabe kannst Du Deine Buchungen nicht mehr anpassen. 

Sollte dies doch mal nötig sein, wende Dich bitte an Deinen PHATten PL oder Ansprechpartner. 

Die Anleitung zum Download findest du hier:


Rechnung stellen 

Wir haben unser System umgestellt, sodass Rechnungen digital erfasst werden können. Hierfür müssen allerdings einige Punkte bei der Rechnungsstellung beachtet werden. Wir haben hierfür eine Rechnungsvorlage erstellt, um es Dir und uns möglichst einfach zu machen. Wir bitten Dich, fortan diese Vorlage zu nutzen oder Deine Rechnungen entsprechend anzupassen.  

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Punkt zusammengefasst. 

PHATte Anforderungen: 

  • Name, korrekte Firmierung und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
    • PHAT CONSULTING GmbH, Nobistor 10, 22767 Hamburg 
    • Silver Monkey GmbH, Nobistor 10, 22767 Hamburg 
    • Gertrud digital GmbH, Nobistor 10, 22767 Hamburg 
  • Name/korrekte Firmierung und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers 
  • Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) und Leistungszeitraum
    • Achtung: Das Rechnungsdatum muss im Leistungsmonat liegen, z.B. der Monatsletzte.  
  • Fortlaufende RG-Nummer 
  • Pro Rechnung wird nur ein Leistungsmonat abgerechnet. 
  • Pro Rechnung wird nur eine Projektnummer eingereicht. Wenn Du in mehreren Projekten tätig bist, bedarf es mehrerer Rechnungen.  
  • Entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers 
  • Name des Freelancers 
  • Art der Leistung (Beschreibung) 
  • Nettoentgelt, Steuersatz/-sätze, Steuerbetrag/-beträge, Gesamtentgelt, Info, falls steuerfrei 
  • Bei einer Steuerbefreiung: Der Hinweis auf die entsprechende Steuerbefreiung 
  • Zusätzlich für Freelancer, die für fakturierbare Projekte arbeiten:
    • Es muss für jeden Anwender ein Account angelegt sein. 
    • Die Stunden müssen immer in Ventiz gebucht werden. 

Die Rechnungen bitte ab sofort an einkaufsrechnung@phatconsulting.de senden. Hierbei handelt es sich um eine No-Reply Mail-Adresse, die Kommunikation mit der Buchhaltung läuft weiterhin über freelancer@phatconsulting.de. 

Die Rechnungsvorlage zum Download findest du hier:

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